Про затвердження Положення про архівний відділ Червоноградської міської ради (17Р2)

 

ЧЕРВОНОГРАДСЬКА МІСЬКА РАДА ЧЕРВОНОГРАДСЬКОГО РАЙОНУ Львівської області сімнадцята сесія восьмого скликання Р І Ш Е Н Н Я
___________	м.Червоноград	№______

Про затвердження Положення про

архiвний вiддiл Червоноградської

мiської ради

 

 

 

    Керуючись п. 4  ст.54 Закону України „Про мiсцеве самоврядування в Українi” вiд 21.05.1996р. №280/97-ВР, Типовим положення про архiвний вiддiл мiської ради, затвердженим наказом Мiнiстерства юстицiї України вiд 16.06.2016р. №1693/5, зареєстрованим в Мiнiстерствi юстицiї України 23.06.2016р. за №885/29015   Червоноградська  мiська рада

 

 ВИРIШИЛА:

 

1.Затвердити Положення про архiвний вiддiл Червоноградської  мiської ради, що додається.

 

2.Вважати рiшення Червоноградської мiської ради вiд 19 квітня 2018 року №825 «Про затвердження Положення про  архiвний вiддiл Червоноградської

мiської ради” таким, що втратило чинність.

 3. Контроль за виконанням рiшення покласти на постiйну депутатську комiсiю з питань депутатської дiяльностi, забезпечення законностi, антикорупцiйної полiтики, захисту прав людини, сприяння децентралiзацiї, розвитку мiсцевого самоврядування та громадського суспiльства, свободи слова та iнформацiї (С.Майданович).

 

 

 Мiський голова                                                              Андрій ЗАЛІВСЬКИЙ

  

 

  

 

                                                                                ЗАТВЕРДЖЕНО

рiшенням Червоноградської мiської ради

                                                                                вiд ______________ №_____

 

 

Положення

                         про архiвний вiддiл  Червоноградської  мiської ради

 

 

1. Загальні положення

1.1. Архівний відділ Червоноградської міської ради (надалі – відділ) є виконавчим органом Червоноградської міської ради,  утвореним  відповідно до Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні“ для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території Червоноградської територіальної громади.

1.2. Відділ є підзвітним і підконтрольним міській раді, виконавчому комітету міської ради, Червоноградському  міському голові і підпорядкований керуючому справами виконавчого комітету.

З питань здiйснення делегованих повноважень органiв виконавчої влади  відділ також пiдконтрольний Державному архiву Львiвської  областi.

 

1.3. У своїй дiяльностi вiддiл керується Конституцiєю та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими вiдповiдно до Конституцiї та законiв України, актами Кабiнету Мiнiстрiв України, наказами Мiнiстерства юстицiї, Державної архiвної служби, рiшеннями мiської ради та її виконавчого комiтету, розпорядженнями мiського голови, а також цим Положенням.

З питань організації та методики ведення архівної справи Відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, Державного архіву Львівської  області.

1.4. Відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки, рахунки в органах Казначейства.

1.5. Повне найменування відділу: архівний відділ Червоноградської міської ради.
            1.6. Юридична адреса відділу: вул. Грушевського,2,м. Червоноград, Червоноградський район , Львівська область, 80109.

1. Основні завдання відділу

 2.1 Здійснення управління архівною справою і діловодством на території Червоноградської територіальної громади.

2.2.Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та / або юридичними особами приватного права (надалі – приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території Червоноградської територіальної громади, та інших документів, які не належать до Національного архівного фонду (надалі – трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства.

2.3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, які мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, які в  них містяться.

2.4.Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

 

1. Структура та організація роботи

 

3.1.Функціонування архівного відділу здійснюється за рахунок коштів міського бюджету.

3.2.Граничну чисельнiсть, штатний розпис, фонд оплати працi працiвникiв архiвного вiддiлу визначає мiська рада на пiдставi пропозицiй мiського голови у межах вiдповiдних бюджетних призначень.

3.3.Відділ очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади Червоноградський міський голова відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування»

Начальник відділу безпосередньо підпорядкований керуючому справами виконкому, йому підконтрольний та підзвітний.

3.4. Працівників відділу призначає на посади та звільняє з посад Червоноградський міський голова

3.5. Службовi обов'язки працiвникiв архiвного вiддiлу визначаються посадовими iнструкцiями. Посадова iнструкцiя начальника архiвного вiддiлу затверджуються  мiським головою, працівників відділу - керуючим справами виконавчого комiтету.

3.6.Начальник відділу:

-  організовує роботу та здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.
            - розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання,

- вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, які знаходяться на зберіганні.

- проводить особистий прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції відділу

-представляє архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю,

-забезпечує взаємодію відділу з іншими виконавчими органами міської ради

-здiйснює iншi повноваження вiдповiдно до положення про архiвний вiддiл, а також завдань, покладених на нього рiшеннями мiської ради, її виконавчого комiтету, розпорядженнями мiського голови.

3.7. Для розгляду питань, пов'язаних з проведенням попередньої експертизи цiнностi документiв та подання її результатiв на розгляд експертно-перевiрної комiсiї до державного архiву Львiвської областi областi у вiддiлi створюється постiйно дiюча експертна комiсiя.

Положення та персональний склад експертної комiсiї затверджується начальником вiддiлу на пiдставi Типового положення про експертну комiсiю архiвного вiддiлу районної, районної у мм. Києвi i Севастополi державної адмiнiстрацiї, мiської ради, затвердженого наказом Мiнiстерства юстицiї України вiд 19 червня 2013 року N 1226/5, зареєстрованого в Мiнiстерствi юстицiї України 25 червня 2013 року за N 1061/23593.

1. Повноваження відділу

4.1. Складання і за погодженням з Державним архівом Львівської області подання на затвердження в установленому порядку проектів міських  програм, планів розвитку архівної справи на території Червоноградської територіальної громади та забезпечення їх виконання.     

4.2.Забезпечення зберігання, обліку і охорони:  

 - документiв Нацiонального архiвного фонду на рiзних носiях iнформацiї,  переданих вiддiлу органами мiсцевого самоврядування, пiдприємствами, установами та органiзацiями незалежно вiд форми власностi, об'єднаннями громадян, громадськими спiлками, релiгiйними органiзацiями, якi дiють (дiяли) на територiї Червоноградської територіальної громади;

-документів особового походження;

-друкованих,ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

- облiкових документiв i довiдкового апарату до них.

4.3. Організація роботи, пов’язаної з внесенням профільних  документів до Національного архівного фонду або виключенням документів з нього

4.4. Централізоване тимчасове зберігання документів,  нагромаджених у процесi документування службових, трудових та iнших правовiдносин  ліквідованих юридичних i фiзичних осiб, що діяли на територiї Червоноградської територіальної громади;

4.5. Проведення в установленому порядку облiку, обстеження та аналiзу дiяльностi архiвних установ, якi створенi на територiї Червоноградської територіальної громади, незалежно вiд форми власностi та пiдпорядкування;

4.6. Інформування Державного архіву Львівської області про виявлення архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу  документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

4.7. Ведення облiку юридичних i фiзичних осiб - джерел формування Нацiонального архiвного фонду та юридичних осiб, у дiяльностi яких не утворюються документи Нацiонального архiвного фонду, якi перебувають у зонi комплектування архiвного вiддiлу, на пiдставi затверджених спискiв;

4.8. Подання на затвердження державному архiву Львiвської областi списків джерел формування Нацiонального архiвного фонду, якi перебувають у зонi комплектування вiддiлу;

4.9. Перевірка роботи архiвних пiдроздiлiв i служб дiловодства органiв мiсцевого самоврядування, пiдприємств, установ та органiзацiй незалежно вiд форми власностi, зокрема об'єднань громадян, громадських спiлок, релiгiйних органiзацiй, з метою здiйснення контролю за дотриманням законодавства про Нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи шляхом проведення планових та позапланових перевiрок, надання зазначеним пiдроздiлам i службам методичної допомоги в органiзацiї дiловодства та зберiганнi документiв;

4.10. Надання  консультацiйно-методичної допомоги в органiзацiї дiяльностi трудових архiвiв;

4.11. Ведення зведеного  облiку архiвних документiв, що зберiгаються в  органах мiсцевого самоврядування, пiдприємствах, установах та органiзацiях на території Червоноградської територіальної громади, подання належнiих вiдомостей  про цi документи державному архiву Львiвської областi;

4.12. Створення  i вдосконалення  довiдкового апарату до документiв Нацiонального архiвного фонду;

4.13. Надання архiвних довiдок, копiй (витягів) документiв, та iншим шляхом задоволення запитів фiзичних i юридичних осiб, перегляд в установленому порядку рiшення про обмеження доступу до документiв, забезпечення на вимогу фiзичної  особи долучення до архiвних документiв письмового обґрунтованого спростування чи додаткових вiдомостей про особу в разi виявлення в архiвних документах недостовiрних вiдомостей про неї;

 4.14. Забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої є відділ;

4.15.Здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;

4.16. Забезпечення захисту персональних даних;

4.17.Забезпечення у межах своїх повноважень дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки;

4.18. Вивчення, узагальнення та поширення досвіду роботи архівних установ.

1. Права відділу

 Для реалізації завдань та здійснення  повноважень відділ має право:

5.1. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів.

5.2. Отримувати у встановленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, які підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, які містять інформацію з обмеженим доступом.

5.3. Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

5.4. Звертатись до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.

5.5. Порушувати у встановленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду

5.6. Порушувати у порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

5.7. Установлювати ціни на роботи і послуги, які виконуються архівним відділом.

5.8. Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.

5.9. Отримувати у встановленому порядку від органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на відділ  завдань.

5.10. Залучати фахівців органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, які належать до компетенції відділу.

5.11. Скликати у встановленому порядку наради, проводити  семінари та конференції з питань, що належать до компетенції відділу.

1. Взаємодія з іншими суб’єктами

6.1. Архiвний вiддiл при виконаннi покладених на нього завдань взаємодiє з iншими виконавчими органами мiської ради, пiдприємствами, установами i органiзацiями незалежно вiд форми власностi.

6.2. Архівні послуги (надання  архiвних довiдок, архівних копiй (витягів) юридичним і фізичним особам відділ здійснює через Центр надання адміністративних послуг Червоноградської міської ради.

1. 7. Заключні положення

7.1. Ліквідацію та реорганізацію відділу проводить міська рада за поданням Червоноградського міського голови у порядку, встановленому законодавством України.
             7.2.Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.                                                                                                                        

Секретар ради                                                           Олександр ГРАСУЛОВ